Veelgestelde vragen

Hoe kan ik aanmelden? 

Aanmelden bij VRO gaat via aanmeldformulieren en bijpassend Overeenkomst, deze kunt u aanvragen op https://www.vro.nl/nl/aanmelden/. Afhankelijk van de certificering dient u uw onderneming aan te melden bij de bijbehorende instantie. Het is mogelijk dat VRO dat voor in orde maakt, dit kunt u aangeven ten tijde van aanmelden. 

Hoe lang duurt het tussen aanmelding en inspectie?

Dat is afhankelijk van een aantal factoren. Wanneer de aanmelding rond is en de eerste factuur is voldaan, kan de inspectie plaatsvinden. De eerste factuur aan de betreffende instantie (SNA, SNF) dient te zijn voldaan voordat zij ons een bevestiging sturen en de aanmelding bij VRO rond is. 

Wanneer alles vlot verloopt kan het binnen enkele werkdagen geregeld zijn. 

Wat gebeurt er op de dag van inspectie?

Wanneer voorafgaand een aantal gegevens met ons is gedeeld, dan kan de auditor deze vooraf bestuderen. Op de dag zelf neemt de auditor alles met u door en verschaft u zoveel mogelijk informatie. U kunt bij hem/ haar terecht voor al uw vragen. 

De auditor heeft een checklist, met tientallen punten, waar op de administratie gecontroleerd wordt. Tevens zal er ook een steekproef worden gedaan. Afhankelijk van de grootte van het personeelsbestand zal de auditor vragen naar een gedeelte van de administratie. Deze steekproef behelst o.a. het personeelsdossier. Elk dossier wordt gecontroleerd op compleetheid, correcte salarisafhandeling, correcte CAO (indien van toepassing) en data van in-/ uitdiensttreding.

Wanneer alles in orde blijkt, dan zal er een afrondingsgesprek plaats vinden. 

Welke administratie wordt gecontroleerd? 

Onderstaand vindt u diverse bijlages waar de te inspecteren administratie op staat beschreven: 

SNA Keurmerk NEN 4400-1
SNA Keurmerk NEN 4400-1 Onderdeel C1
SNA Keurmerk NEN 4400-1 Onderdeel C2 (Vleessector)

- PayChecked in Transport 

- NBBU

- ABU


Inspectie gehad, wat nu?

De auditor heeft een checklist en verslag. Deze zullen door de auditor verder afgehandeld worden en doorgestuurd worden naar een 'reviewer', de reviewer gaat na of alles volgens de norm is gedaan. Wanneer dit in orde blijkt, ontvangt u van ons het rapport en ontvangt de onderneming van de SNA de certificering.

Om de certificering te behouden zal er periodiek een controle worden uitgevoerd. Deze controle neemt minder tijd in beslag dan de eerste inspectie.


Wat wordt er gecontroleerd?

Tijdens een inspectie wordt gecontroleerd of met name de loon-, financiële- en personeelsadministratie in overeenstemming zijn met de eisen uit het SNA schema.


Wat zijn de eisen uit het SNA schema?

 De organisatie wordt getoetst op het volgende:

- Personeelsadministratie
- Loonadministratie
- Financiële administratie
- Specifieke situaties, bijvoorbeeld: in- en doorlening en bemiddeling van zzp-ers
- Toetsing van CAO elementen voor ondernemingen vallende onder de werkingssfeer 
   van de ABU of NBBU

 

Wanneer kan de eerste NEN 4400-1 controle plaatsvinden?
De eerste NEN 4400-1 controle kan plaatsvinden op het moment dat minimaal 1 verloningsrun heeft plaatsgevonden, 1 aangifte loonheffingen is ingediend en afgedragen en 1 aangifte omzetbelasting is ingediend en afgedragen. AIs aan alle 3 de vereisten is voldaan kan er een inspectie voor de NEN 4400-1 plaatsvinden.


Wat zijn de tarieven voor NEN 4400-1 certificering?
De tarieven voor NEN 4400-1 certificering zijn gebaseerd op het aantal fulltime-equivalent (FTE) en betreffen all-in tarieven. De tarieven zijn afhankelijk van een aantal factoren. Om te weten welk tarief van toepassing is kunt u contact opnemen via www.vro.nl/contact. 


Waarom wordt er bij een eerste keuring een volledige dag ingepland?

Een eerste inspectie neemt tijd in beslag, veel tijd. De auditor moet de administratie inspecteren, controleren op juistheid en compleetheid, eventueel vragen naar ontbrekende stukken en deze controleren en invoeren, advies uitbrengen voor de toekomst, voorlichting geven, het inspectierapport aanvullen, een steekproef houden en bespreken met de SNA wat de bevindingen zijn. Ook kunt u alle vragen stellen aan de auditor, beschouw hem/ haar als uw 'kennisbank'.


Ik heb me aangemeld voor de SNA en ABU/ NBBU, zijn de inspecties op 1 dag?

We proberen zoveel mogelijk op 1 dag in te plannen. Omdat onze auditors gecertificeerd zijn voor bepaalde inspecties zal er, doorgaans, een bezoek plaatsvinden door meerdere auditors. Dit heeft ook te maken met het tijdsaspect. Een inspectie voor de SNA neemt een volledige dag in beslag en een inspectie voor de ABU/ NBBU een halve dag.


Wat is de controleperiode?

De controleperiode voor de verkorte inspectie betreft de periode tussen de laatste volledige inspectie en de inspectiedatum van de verkorte inspectie;

De controleperiode voor de volledige inspectie betreft voor de fiscale verplichtingen de periode tussen de laatst uitgevoerde inspectie en de inspectiedatum van volledige inspectie. Voor de lijncontrole (steekproef personeelsadministratie en loonstroken) de periode tussen de laatste volledige inspectie en de inspectiedatum van de volledige inspectie.


Hoe kunnen opdrachtgevers zien dat de onderneming NEN 4400 gecertificeerd is?
Gecertificeerde ondernemingen volgens de NEN 4400-1 norm worden weergegeven op de website van de Stichting Normering Arbeid.

Tevens door middel van het logo van Stichting Normering Arbeid en de gedagtekende verklaring van inschrijving in het register van Stichting Normering Arbeid deze is aan te vragen of te downloaden, door middel van deze verklaring kunnen opdrachtgevers zien dat de onderneming gecertificeerd is voor de NEN 4400.

U kunt het logo of verklaring opvragen bij Stichting Normering Arbeid (secretariaat).

Een gedagtekende verklaring van inschrijving kunt u downloaden van de website van Stichting Normering Arbeid.

Ook kunt u aanvragen om op onze website vermeld te worden, deze aanvraag kunt u indienen via telefoon op 088-8944001 of per e-mail naar info@vro.nl. 


Wat is een minor non-conformiteit?
Tijdens de inspectie kan blijken dat uw onderneming niet voldoet aan een specifieke eis uit de norm, waardoor in een later stadium sprake kan zijn van een verhoogd risico, in dit geval wordt gesproken van een minor non-conformiteit. Bij de eerstvolgende inspectie wordt beoordeeld of u erin geslaagd bent om de geconstateerde afwijking(en) op te lossen. Als dat zo is, blijft de onderneming ingeschreven in het register van Stichting Normering Arbeid. Is daarin niet geslaagd, dan is er niet langer sprake van een minor non-conformiteit maar van een major non-conformiteit.



Wat is een major non-conformiteit?
Indien er een major non-conformiteit wordt vastgesteld tijdens de inspectie dan is vastgesteld dat de onderneming niet voldoet aan een specifieke NEN 4400-1 eis die onmiddellijk een hoog risico inhoudt. Na de review ontvangt u van de technisch manager de conceptrapportage. U krijgt 10 werkdagen de tijd om te reageren op deze conceptrapportage. Op basis van uw reactie, en de door u aangeleverde documenten, zullen wij een aanvullend onderzoek op ons kantoor uitvoeren, daarna wordt voor de onderneming een definitief oordeel gevormd. Indien dit oordeel positief is zal de onderneming ingeschreven blijven staan in het register van Stichting Normering Arbeid. Een definitief negatief oordeel leidt tot schorsing van de inschrijving in het register van Stichting Normering Arbeid (de onderneming is niet meer zichtbaar als gecertificeerde onderneming in het register van Stichting Normering Arbeid). In dat geval krijgt u alsnog de gelegenheid om binnen 30 werkdagen de nodige herstelmaatregelen door te voeren. De inspectie-instelling beoordeelt vervolgens binnen maximaal 30 werkdagen of u daar in voldoende mate in geslaagd bent. Als dat het geval is, ontvangt de onderneming alsnog een beoordelingsbrief met een positief oordeel en wordt de schorsing in het register van Stichting Normering Arbeid opgeheven. Is dat niet het geval, of onvoldoende, dan wordt uw onderneming definitief uitgeschreven uit het register van Stichting Normering Arbeid.


Hoe vaak moet een inspectie plaatsvinden?
In principe moeten de inspecties elke zes maanden plaatsvinden (binnen een bandbreedte van 5 tot 7 maanden, maar minimaal 2 keer per kalenderjaar), maar op basis van een risico analyse kan hiervan worden afgeweken (zie inspectieverlaging en/of inspectieverhoging). Daarbij wisselen een volledige en een verkorte inspectie elkaar af, met dien verstande dat een onderneming die voor de eerste keer een inspectie heeft laten plaatsvinden ook bij de tweede inspectie een volledige inspectie moet laten uitvoeren.


Inspectiefrequentie verlaging?
De mogelijkheid bestaat dat de inspectiefrequentie wordt aangepast: de inspectie wordt vaker of juist minder vaak uitgevoerd. Normaal gesproken vindt elk jaar een fysieke inspectie bij de onderneming plaats. Wanneer de onderneming voldoet aan alle frequentieverlagende voorwaarden kan in aanmerking worden gekomen om de audit om de 12 maanden plaats te laten vinden. Onder frequentieverlagende voorwaarden staat een beschrijving van de situaties die er toe leiden dat de inspectiefrequentie wordt verlaagd naar eens per 12 maanden.


Inspectiefrequentie verhoging?
De mogelijkheid bestaat dat de inspectiefrequentie wordt aangepast: de inspectie wordt vaker of juist minder vaak uitgevoerd. Normaal gesproken vindt elk jaar een inspectie bij uw onderneming plaats. Bij frequentieverhogende voorwaarden dient er om de 3 maanden een inspectie plaats te vinden. Onder frequentieverhogende voorwaarden staat een beschrijving van de situaties die er toe leiden dat de inspectiefrequentie wordt verhoogd naar een per 3 maanden.


Wat is de Stichting Normering Arbeid?
De Stichting Normering Arbeid is het resultaat van een wens tot zelfregulering bij verschillende marktpartijen, overleg tussen ondernemingen uit het bedrijfsleven, werkgevers- en werknemersorganisaties en afstemming met de ministeries van Sociale Zaken en Werkgelegenheid en Financiën. Het bestuur van de Stichting bestaat uit vertegenwoordigers van inleners en uitbesteders van werk, uitleners en onderaannemers van werk, registerdeskundigheid en centrale werknemersorganisaties.

Website: www.normeringarbeid.nl E-mail: info@normeringarbeid.nl Telefoon: 013-5944131