Welke eisen stelt het SNA Keurmerk aan ondernemingen?

Het SNA-schema stelt eisen aan de financiële boekhouding en loon- en personeelsadministratie van ondernemingen die arbeidskrachten beschikbaar stellen (uitzendbranche) en van (onder)aannemers. Deze eisen bestaan uit Nederlandse wet- en regelgeving, aangevuld met eisen die het SNA-schema stelt.

Elke onderneming wordt gecontroleerd op onderstaande punten;

  • De identiteit van de organisatie
  • De aangifte en afdracht van de loonheffingen en omzetbelasting
  • Eventuele strijdigheid van loonbetaling met Wet Minimumloon (WML)
  • Controle op de personeelsdossiers
  • Het voorkomen van risico’s door het in- en doorlenen of uitbesteden van werk. Hierbij valt te denken aan inleen van arbeidskrachten van ondernemingen die het SNA Keurmerk voeren.
  • Toetsing van CAO elementen voor ondernemingen vallende onder de werkingssfeer van de ABU, NBBU of CAO Vlees.

Wanneer de organisatie aan de eisen voldoet, wordt deze in het register opgenomen. Als de onderneming niet voldoet aan de norm, is er gelegenheid de tekortkomingen te herstellen.

Vanaf wanneer kan uw organisatie voor het SNA Keurmerk geïnspecteerd worden?

Uw organisatie kan geïnspecteerd worden wanneer er een loonbetaling heeft plaatsgevonden en aan de eerste (fiscale) verplichtingen is voldaan. Het is niet nodig om te wachten met het aanvragen van het SNA Keurmerk. U kunt vandaag nog uw organisatie aanmelden voor het SNA Keurmerk en wanneer u weet wanneer de eerste betalingen zijn verricht, kan de inspectie plaatsvinden.

Hoe kunt u het SNA Keurmerk aanvragen?

Als u het SNA Keurmerk bij VRO wilt aanvragen, vul dan hier uw gegevens in. Naast uw contact met VRO, meldt u zich ook bij de Stichting Normering Arbeid. VRO kan u hier ook bij helpen.

        Vraag vrijblijvend een offerte aan!

Hoe lang duurt het tussen aanvraag en inspectie voor het SNA Keurmerk?

Hoe snel de inspectie voor het SNA Keurmerk kan worden uitgevoerd, is afhankelijk van:

  • Uw aanvraag: hoe snel levert u alle gegevens compleet en correct aan?
  • Uw betaling van de factuur voor de entreebijdrage voor SNA: nadat u een contract heeft gesloten met VRO ontvangt u een factuur. Na het voldoen van de factuur wordt uw aanvraag afgerond en wordt met u de inspectie ingepland.

Wanneer alles vlot verloopt, kan het binnen enkele werkdagen geregeld zijn.

Wat kost het u om bij VRO het SNA Keurmerk te behalen?

Het tarief voor het SNA Keurmerk is onder andere gebaseerd op het aantal fulltime-equivalent (FTE). VRO hanteert een all-in tarief. All-in betekent dat wij geen extra kosten in rekening brengen voor reiskosten, certificaatkosten, registratiekosten en dergelijke. Deze kosten zijn volledig verdisconteerd in ons tarief. 

U kunt de kosten van het SNA Keurmerk opvragen door uw gegevens hier in te vullen.

Wat gebeurt er op de dag van inspectie voor het SNA Keurmerk?

Voorafgaand aan de inspectie wordt u verzocht enkele stukken toe te sturen aan de auditor. De auditor neemt uw documenten door zodat hij of zij goed voorbereid aan de inspectie begint.

Op de dag van de inspectie neemt de auditor een checklist met u door waar uw administratie aan moet voldoen. U verschaft de auditor zo veel mogelijk informatie en de auditor neemt steekproeven van uw administratie.

Aan het einde van de inspectie wordt een afrondend gesprek met u gevoerd en wordt het inspectieresultaat met u doorgenomen.

Waaruit bestaat een steekproef van de administratie?

De grootte van de steekproef is afhankelijk van de risico’s, risicobeheersingsmaatregelen en de omvang van het personeelsbestand. De steekproef behelst onder andere het personeelsdossier. Elk dossier wordt gecontroleerd op compleetheid op het gebied van contracten, ID documenten en loonbelastingverklaringen, correcte salarisafhandeling, correcte CAO (indien van toepassing) en data van in-/ uitdiensttreding.

Welke administratie wordt gecontroleerd voor het SNA Keurmerk?

Afhankelijk van het type inspectie voor het SNA Keurmerk, wordt uw administratie gecontroleerd.

Onderstaand vindt u diverse bijlages waar de te inspecteren administratie op staat beschreven:
- SNA Keurmerk NEN 4400-1 volledige inspectie
- SNA Keurmerk NEN 4400-1 verkorte inspectie
- SNA Keurmerk NEN 4400-1 Onderdeel C1
- SNA Keurmerk NEN 4400-1 Onderdeel C2 (Vleessector)

Wat is de procedure na de eerste inspectie?

Na de inspectie heeft de auditor heeft een ingevulde checklist en verslag van de inspectiebevindingen. Deze zullen door de auditor verder afgehandeld worden en doorgestuurd worden naar een 'reviewer' voor onze interne kwaliteitscontrole. Is de inspectie volgens de norm gedaan?
Na de review ontvangt u van ons het rapport en wordt het inspectieresultaat doorgestuurd aan SNA. SNA zal uw onderneming vervolgens opnemen in het register van gecertificeerde ondernemingen.

Wat wordt er gecontroleerd tijdens een controle voor het SNA Keurmerk?

Tijdens een controle inspectie wordt getoetst of met name de loon-, financiële- en personeelsadministratie in overeenstemming zijn met de eisen uit het SNA schema.

Wanneer kan de eerste controle voor het SNA Keurmerk plaatsvinden?

De eerste inspectie voor het SNA Keurmerk kan plaatsvinden wanneer:

  • Er minimaal 1 verloningsrun heeft plaatsgevonden
  • Er minimaal 1 aangifte loonheffingen is ingediend en afgedragen
  • En minimaal 1 aangifte omzetbelasting is ingediend en afgedragen.

Waarom wordt er bij een 1e inspectie voor het SNA Keurmerk een volledige dag ingepland?

Een eerste inspectie neemt tijd in beslag. De auditor maakt kennis met de onderneming en haar procedures. De auditor moet de administratie inspecteren, controleren op juistheid en compleetheid, eventueel vragen naar ontbrekende stukken en deze controleren en invoeren, advies uitbrengen voor de toekomst, voorlichting geven, het inspectierapport aanvullen, een steekproef houden en bespreken met de SNA wat de bevindingen zijn. Ook kunt u alle vragen stellen aan de auditor, beschouw hem/ haar als uw 'kennisbank'.

Wat is de controleperiode van een inspectie voor het SNA Keurmerk voor een 1e inspectie?

Nieuwe ondernemingen:

Voor nieuwe ondernemingen is de controleperiode het huidige en voorgaande boekjaar. Mocht  de onderneming in de controleperiode zijn opgericht is het periode vanaf dat moment.

Bestaande ondernemingen:

De controleperiode voor de verkorte inspectie voor het SNA Keurmerk betreft de periode tussen de laatste volledige inspectie en de inspectiedatum van de verkorte inspectie;

De controleperiode voor de volledige inspectie voor het SNA Keurmerk betreft voor de fiscale verplichtingen de periode tussen de laatst uitgevoerde inspectie en de inspectiedatum van volledige inspectie.

Voor de lijncontrole (steekproef personeelsadministratie en loonstroken) de periode tussen de laatste volledige inspectie en de inspectiedatum van de volledige inspectie.

Hoe kunnen opdrachtgevers zien dat uw onderneming gecertificeerd is voor het SNA Keurmerk?

Gecertificeerde ondernemingen voor het SNA Keurmerk worden opgenomen op de website van de Stichting Normering Arbeid.

U kunt zelf ook laten zien aan uw opdrachtgevers en relaties dat u het SNA Keurmerk heeft. Zo mag u het logo van Stichting Normering Arbeid gebruiken. U kunt dit logo opvragen bij SNA.

De Stichting Normering Arbeid biedt u daarnaast de mogelijkheid een gedagtekende verklaring aan te vragen of te downloaden op de SNA website. Door middel van deze verklaring kunnen opdrachtgevers zien dat de onderneming gecertificeerd is voor het SNA Keurmerk.

Wat is een minor non-conformiteit voor het SNA Keurmerk?

Tijdens de inspectie kan blijken dat uw onderneming niet voldoet aan een specifieke eis uit de norm, waardoor in een later stadium sprake kan zijn van een verhoogd risico, in dit geval wordt gesproken van een minor non-conformiteit. Bij de eerstvolgende inspectie wordt beoordeeld of u erin geslaagd bent om de geconstateerde afwijking(en) op te lossen. Als dat zo is, blijft de onderneming ingeschreven in het register van Stichting Normering Arbeid. Is daarin niet geslaagd, dan is er niet langer sprake van een minor non-conformiteit maar van een major non-conformiteit. 

Wat is een major non-conformiteit voor het SNA Keurmerk?

Indien er een major non-conformiteit wordt vastgesteld tijdens de inspectie dan is vastgesteld dat de onderneming niet voldoet aan een specifieke NEN 4400-1 eis die onmiddellijk een hoog risico inhoudt. Na de review ontvangt u een van de technisch managers van VRO de conceptrapportage. U krijgt 10 werkdagen de tijd om te reageren op deze conceptrapportage (hoor wederhoor). Op basis van uw reactie, en de door u aangeleverde documenten, zullen wij een aanvullend onderzoek op ons kantoor c.q. op locatie uitvoeren en volgt een definitief oordeel.

Indien dit oordeel positief is zal de onderneming ingeschreven blijven staan in het register van Stichting Normering Arbeid. Een definitief negatief oordeel kan leiden tot schorsing van de inschrijving in het register van Stichting Normering Arbeid (de onderneming is niet meer zichtbaar als gecertificeerde onderneming in het register van Stichting Normering Arbeid). In dat geval krijgt u alsnog de gelegenheid om binnen 30 werkdagen de nodige herstelmaatregelen door te voeren. VRO beoordeelt vervolgens binnen 30 werkdagen of u daar in voldoende mate in geslaagd bent. Als dat het geval is, ontvangt de onderneming alsnog een beoordelingsbrief met een positief oordeel en kan de schorsing in het register van Stichting Normering Arbeid worden opgeheven. Is dat niet het geval, of onvoldoende, dan wordt uw onderneming definitief uitgeschreven uit het register van Stichting Normering Arbeid.

Hoe vaak moet een inspectie voor het SNA Keurmerk plaatsvinden?

In principe moeten de inspecties elke zes maanden plaatsvinden, in elk geval minimaal 2 keer per kalenderjaar. Op basis van een risico analyse kan hiervan worden afgeweken (zie inspectieverlaging en/of inspectieverhoging.

Daarbij wisselen een volledige en een verkorte inspectie elkaar af, met dien verstande dat een onderneming die voor de eerste keer een inspectie heeft laten plaatsvinden ook bij de tweede inspectie een volledige inspectie moet laten uitvoeren.

Wanneer kan de inspectiefrequentie voor het SNA Keurmerk verlaagd worden?

De mogelijkheid bestaat dat de inspectiefrequentie wordt aangepast: de inspectie wordt vaker of juist minder vaak uitgevoerd. Normaal gesproken vindt elk jaar een fysieke inspectie bij de onderneming plaats. Wanneer de onderneming voldoet aan alle frequentie verlagende  voorwaarden, komt zij in aanmerking om de audit met een jaarlijkse frequentie plaats te laten vinden.

Wanneer kan de inspectiefrequentie SNA Keurmerk verhoogd worden?

De mogelijkheid bestaat dat de inspectiefrequentie wordt aangepast: de inspectie wordt vaker of juist minder vaak uitgevoerd. Normaal gesproken vindt elk jaar een inspectie bij uw onderneming plaats. Bij frequentie verhogende  voorwaarden dient er om de 3 maanden een inspectie plaats te vinden. Een ondernemingen komt op een verhoogde frequentie indien er sprake is van een getroffen betalingsregeling met de Belastingdienst over openstaande belastingschulden voor de loonheffingen en / of omzetbelasting. De tussentijdse inspectie zal administratief worden uitgevoerd.

Wat is de Stichting Normering Arbeid?

De Stichting Normering Arbeid is opgericht vanwege de wens tot zelfregulering bij verschillende marktpartijen, overleg tussen ondernemingen uit het bedrijfsleven, werkgevers- en werknemersorganisaties en afstemming met de ministeries van Sociale Zaken en Werkgelegenheid en Financiën.

Het bestuur van de Stichting bestaat uit vertegenwoordigers van inleners en uitbesteders van werk, uitleners en onderaannemers van werk, registerdeskundigen en centrale werknemersorganisaties.

Wat zijn de verschillen tussen het SNA Keurmerk en WAS Compliance?

Controles voor het SNA Keurmerk en op WAS Compliance zijn wezenlijk verschillende controles. Zo zijn de doelen van de controles verschillend en worden andere onderwerpen gecontroleerd. Dit wordt hieronder verder toegelicht.

SNA Keurmerk:

Het doel van het SNA Keurmerk is het risico beperken dat de gecontroleerde onderneming:

  • zich voor een ander uitgeeft dan ze is;
  • geen tijdige, juiste en volledige afdracht van verschuldigde loonheffingen en/of omzetbelasting heeft verzorgd;
  • werknemers onder het minimumloon en de minimumvakantiebijslag betaalt;
  • gebruikmaakt van arbeidskrachten die niet gerechtigd zijn tot het verrichten van arbeid, wier identiteit niet is vastgesteld dan wel die een valse identiteit hebben aangenomen;
  • aansprakelijk wordt gesteld of boetes oploopt uit een keten van in‐ en doorlenen of het uitbesteden van werk.

De volgende onderdelen worden voor het verkrijgen van het SNA Keurmerk gecontroleerd:

  • De identiteit van de onderneming
  • De personeelsadministratie
  • De loonadministratie
  • De financiële administratie
  • Het inlenen van personeel, het uitbesteden van werk en het werken met zzp’ers
  • De naleving van de enkele aspecten van de cao voor uitzendkrachten (C1) en cao Vlees (C2)

WAS Compliance:

Het doel van WAS Compliance is het aantoonbaar maken van cao-naleving door de onderneming en het beperken van de risico’s voor opdrachtgevers in het kader van de Wet aanpak schijnconstructies (ketenaansprakelijkheid voor verschuldigd loon). De volgende onderdelen worden gecontroleerd:

  • De naleving van toepasselijke arbeidsvoorwaarden (cao) door de onderneming;
  • De overeenkomsten tussen de onderneming en opdrachtnemers op het bevatten van risico beperkende bepalingen

Wat zijn de overeenkomsten tussen het SNA Keurmerk en WAS Compliance?

Het SNA Keurmerk toetst in principe niet op cao-naleving. Wel wordt getoetst of ondernemingen over een procedure (werkwijze) beschikken om relevante cao-lonen toe te passen.

Bij ondernemingen die de cao voor Uitzendkrachten of de cao Vlees toepassen, wordt getoetst of de vakantie- en verlofrechten juist worden toegepast. Bij ondernemingen die de cao Vlees toepassen wordt aanvullend getoetst op de juiste beloningen en loonsverhogingen.

De naleving van deze arbeidsvoorwaarden wordt ook getoetst bij controles op WAS Compliance.

Wat kun u doen om meer kennis op te doen? 

Meer informatie kunt u vinden op de website van de Stichting Normering Arbeid

Heeft u behoefte aan meer kennis over het SNA Keurmerk, de Wet Aanpak Schijnconstructies of over andere normen, wet- en regelgeving? Neem dan eens een kijkje in onze trainingsagenda. Staat uw training er niet tussen of wilt u liever de training in company, neemt u dan contact op met Chantal Bos via training@vro.nl of 0888944001.

Praktische trainingen, direct toepasbaar!