Afwijkingen herstellen? 4-O-systematiek!

 

Heb je na een inspectie/audit te horen gekregen dat je onderneming niet voldoet aan de norm, dan wordt je in de gelegenheid gesteld om deze tekortkoming te herstellen. Bijvoorbeeld een 3-maands minor moet binnen 3 maanden in voldoende mate hersteld zijn. Als dat niet het geval is, dan wordt  de 3 maands-minor in een major omgezet. Maar hoe kan een inspecteur beoordelen of er ‘in voldoende mate’ is hersteld? Om discussies te voorkomen hanteert de inspecteur de 4-O-systematiek. De inspecteur zal volgens de 4-O-systematiek nagaan of er in voldoende mate is hersteld.

4-O-systematiek: Wat is het?

Het idee achter de 4-O-systematiek is dat wordt nagegaan wat de oorzaak is van de geconstateerde afwijking(en), dat er een volledig herstel wordt uitgevoerd en dat de organisatie op een dusdanige wijze wordt ingericht dat de afwijking(en) in de toekomst niet meer zullen voorkomen. Er is dus een verbetering doorgevoerd waarbij de kans op herhaling wordt verkleind. Daarmee is het herstel structureel en voor de inspecteur ‘in voldoende mate’ zodat het keurmerk alsnog kan worden afgegeven.

De 4-O-systematiek kent 4 stappen: Oorzaak, Omvang, Oplossing en Operationaliteit.  In een apart audit-formulier zal de inspecteur per afwijking via deze systematiek nagaan of het herstel voldoende is.

Stap 1: Oorzaak

Bij deze eerste stap zal de inspecteur navragen wat de oorzaak is geweest van de geconstateerde afwijking. Want alleen als je weet wat de oorzaak is geweest van de fout die je hebt gemaakt, kan je gericht maatregelen treffen voor de toekomst.

Om gericht maatregelen te treffen zodat de fout in de toekomst wordt voorkomen, is het belangrijk dat je weet hoe de afwijking is ontstaan. Hierbij kan je bijvoorbeeld denken aan de volgende vragen:

  • Zit er een fout in de software waardoor de afwijking is ontstaan?
  • Is er sprake van een onjuiste instelling van de software waardoor de afwijking is ontstaan?
  • Is de afwijking ontstaan door een onjuiste invoer (menselijke fout)?

Stap 2: Omvang

Bij de tweede stap bepaal je wat de omvang is: hoe groot is de afwijking/het probleem? Voor de inspecteur komt een afwijking vaak tevoorschijn vanuit een steekproef. De inspecteur weet dan niet of het een incident betreft of dat de afwijking vaker heeft plaatsgevonden. Dit moet de onderneming zelf aantonen. Aan de inspecteur moet aangegeven worden bij welke werknemers de afwijking nog meer is voorgevallen en om welk bedrag het gaat.

Stap 3: Oplossing

Nu je weet wat de Oorzaak en de Omvang van de geconstateerde afwijking is, kan je dit ook gerichter oplossen. De oplossing is enerzijds met terugwerkende kracht en anderzijds naar de toekomst toe. Een oplossing met terugwerkende kracht kan bijvoorbeeld zijn: alsnog het juiste loon betalen. En een oplossing naar de toekomst toe zullen de te nemen maatregelen zijn welke je neemt om de kans op herhaling te voorkomen!

Stap 4: Operationaliteit

In deze laatste stap is het belangrijk dat je nagaat of de gekozen Oplossing naar de toekomst toe echt werkt. Als het hierna bijvoorbeeld nog een keer voorkomt, dan heeft de oplossing dus niet gewerkt. Op dat moment is het de bedoeling de 4-O-systematiek nogmaals langs te gaan net zo lang tot dat de oplossing wel effectief en structureel is. Ook hier kan de inspecteur vragen om een onderbouwing.

Vragen?

Heb je vragen naar aanleiding van het voorgaande, dan kun je contact opnemen met 088-8944001 of per mail naar info-vro@normec.nl